Hin und wieder geht bei unserem Support die Frage nach schreibgeschützten Anmerkungsfeldern ein. Bestimmte Anmerkungsfelder sollen nicht oder nicht unbemerkt von bestimmten Nutzern verändert werden können. Diese Anforderung entsteht, wenn Sie z.B. eine Historie wünschen, die alle Änderungen protokolliert, oder wenn Arbeitsanweisungen nur durch eine einzige Person eingetragen werden sollen.
Nicht ganz unberechtigt ist dann auch die Frage, warum diese Funktionen nicht im DEPAROM Recherche Client enthalten sind. Diese Funktionen sind enthalten, allerdings ein wenig versteckt. Mithilfe von Benutzergruppen und Kommandodateien kann man ein Framework erstellen, welches un-protokollierte Änderungen verhindert.
Benutzergruppen lassen sich im Programm NoticePlusAdmin.exe konfigurieren. Es befindet sich im Verzeichnis /BIN ihrer Netzwerkinstallation oder im Verzeichnis ihrer lokalen Installation. Die Gruppen werden auf dem Reiter “DEPAROM.INI Einstellung” konfiguriert. Auf dem Reiter “Benutzer und Gruppen” können Sie anschließend die Benutzer den Gruppen zuordnen. Werden Gruppen erstellt, so ist die erste Gruppe in der Liste die “Admingruppe”, alle anderen Gruppen sind “Redakteursgruppen”. Die Admingruppe und Redakteursgruppen besitzen unterschiedliche Rechte.
- Die Admingruppe kann alle Anmerkungen aller Gruppen einsehen und direkt im Anmerkungsdialog (Taste F3 im DEPAROM Recherche Client) verändern.
- Die Redakteursgruppen können alle Anmerkungen der Admingruppe und ihre eigenen Anmerkungen einsehen. Sie können jedoch nur die Anmerkungen ihrer eigenen Gruppe über den Anmerkungsdialog direkt verändern.
Hierzu folgende Übersicht:
Übersicht: Gruppenrechte
Mit Kommandodateien können über den Befehl ANMERKUNG / ANNOTATION Anmerkungen geschrieben werden. Besonders interessant ist für unere Zwecke der Parameter Gruppe / Group. Mit diesem Parameter kann man einen Gruppennamen angeben (genau wie im NoticePlusAdmin konfiguriert), in dessen Namen die Anmerkung geschrieben werden soll. Auf diese Weise kann eine Anmerkung auch von Gruppenmitgliedern außerhalb der Admingruppe in die Admingruppe geschrieben werden. Je nach Anwendungsfall wird dann ein vorgefertigter Textbaustein in die Anmerkung geschrieben oder mithilfe des Befehls Parameter ein Eingabefeld geöffnet, was das Schreiben eines Freitextes ermöglicht.
Folgendes Beispiel schreibt zum Beispiel einen Historieneintrag in das Anmerkungsfeld “Letzte Aktion” und setzt das Ankreuzfeld “Durchsprache”:
# Anmerkung für angezeigtes Dokument erstellen: # Ankreuzfeld "Durchsprache" setzen Anmerkung AnkreuzfeldSetzen=Durchsprache Gruppe=Projektleiter Ende # Historie Schreiben Anmerkung Notiz=Dokument zur Durchsprache markiert am %%CDATE%% durch %%USERNAME%% TextFeld=Letzte Aktion Modus=ANHAENGEN Gruppe=Projektleiter Ende
Die Gruppe “Projektleiter” ist hier die Admingruppe, steht also als erstes in der Liste “Gruppen” im NoticePlusAdmin auf dem Reiter “DEPAROM.INI Einstellung”.
Erstellt man jeweils eine Kommandodatei für alle in einem Arbeitsablauf notwendigen Anmerkungen, so lässt sich eine nachvollziehbare Dokumentation erstellen. Dennoch behalten die Redakteursgruppen die Fähigkeit, sich private Notizen in ihrer eigenen Gruppe zu machen, die sie ganz nach belieben ändern, aber nur sie selbst und die Admingruppe sehen können.
Gerne sind wir Ihnen auch bei der Entwicklung eines solchen Frameworks behilflich. Falls Sie schon selbst einen ähnlichen Arbeitsablauf abgebildet haben, würden wir gerne auf diesem Blog darüber berichten. Schreiben Sie uns, wir freuen uns auf Ihre Zuschriften.
Ihr DEPAROM Profil Team
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